Nota adalah bukti dari transaksi untuk pembelian barang atau penjualan barang secara tunai, nota dapat dibuat menjadi 2 lebar yaitu pada lembar pertama diserahkan kepada pembeli sedangkan lembar yang kedua atau salinan di simpan pihak penjual untuk bahan pencatatan pada laporan keuangan perusahaan atau toko tersebut.
Nota dapat dibedakan menjadi dua bagian yaitu :
– Nota debit (Debet Memorandum)
Nota debit merupakan bukti transaksi pengiriman kembali barang yang telah dibeli namun sebagian barang yang dibeli ada yang cacat, rusak atau tidak sesuai pesanan. Untuk itu nota debet dibuat oleh pembeli yang kemudian dikirimkan kembali kepada penjual bersamaan dengan barang yang sudah di terima.
– Nota kredit (Credit Memorandum)
Nota kredit adalah bukti transaksi penerimaan kembali barang yang telah dijual secara kredit. nota ini dapat diartkan juga pengurangan harga faktur karena barang sebagian rusak atau kualitas yang tidak sesuai dengan pesanan. Nota kredit dibuat oleh pihak penjual / toko dan dikirimkan kepada pihak pembeli.
Informasi yang ditampilkan dalam nota pada umumnya terdiri dari nomor nota, tempat/ tanggal terjadinya transaksi, nama dan alamat pembeli, banyaknya barang, nama barang, harga satuan barang, total harga dan nama penjual. Kolom-kolom ini dapat dimodifikasi sedemikian rupa sesuai kebutuhan perusahaan atau toko.